В жизни каждого человека бывают такие моменты, когда он встречается с теми или иными документами. Документ, это разного рода официальная информация в виде текста, которая зафиксирована на материальном носителе. Например:
- информация о личности человека;
- принадлежность материального имущества (дома, машины, квартиры и т.д.);
- принадлежность предпринимательской деятельности (компания, фирма);
- ведение всяческих подсчетов;
- запись тех или иных происшествий (больница, ЖКХ, полиция);
- подтверждение принадлежности человека к той или иной организации.
Можно заметить, что некоторые документы из перечня выше, человеку нужно хранить у себя дома или постоянно носить с собой. А некоторые из них хранятся в архивах в разных организациях. Но сейчас появилась новая возможность хранения информации, которая постепенно сменяется повсюду.
Минусы бумажного архива и альтернатива
Ранее, ничего отрицательного в бумажном архиве не видели, так как не было ничего другого. Но со временем стало ясно, что данный вариант не самый предпочтительный и имеет свои недостатки. Самый главный из них, это материал, на котором находится вся информация, а именно бумага. Ведь это та вещь, которая имеет свой не самый большой эксплуатационный срок, даже если она будет просто лежать. То есть со временем она может просто испортиться, и написанная на ней информация будет непонятна. Листы будут желтеть, трескаться, разрыхляться и т.д. Буквы и цифры на ней станут терять свои элементы, часть чернил будут исчезать. Такой документ не только нельзя будет официально предъявить, но еще и нельзя будет доказать его содержимое. Поэтому периодически старые материалы перепечатываются на новую бумагу.
Второй минус бумажного архива, это его громоздкость. Например, больница. Она хранит все медицинские карточки жителей города или района, а это немало людей. Им приходится горы бумаг распределить в комнате таким образом, чтобы в нужный момент можно было быстро предоставить нужную бумажку посетителю больницы или врачу. Поэтому документы размещаются в выдвижных шкафчиках или полках в алфавитном порядке фамилий или месту прописки. Но все равно, данный способ не идеален. Медицинские карточки часто теряются или портятся. Плюс, её можно повредить любым случайным или не аккуратным движением, например, порвать важный листок.
Даже с использованием определенных разметок и обозначений на шкафчиках, процесс может занять определенное время, особенно если документ лежит не на своем месте. Поэтому люди стремились найти альтернативу, которой стала оцифровка бумажных носителей на сканере.
Преимущества оцифровки
Сейчас мир стал практически полностью цифровым, поэтому не удивительно, что документы также переходят в данный формат. Процесс этот только на первый взгляд выглядит простым. Для осуществления его требуется специальная аппаратура и профессиональные умения. Если коротко, то берется нужный бумажный листок, кладется в аппарат и сканируется. Полученное фото помещается на нужном сервере или базе данных.
Таким образом, облегчается сразу несколько процессов. Во-первых, процесс поиска. Достаточно правильно назвать полученный цифровой документ, чтобы при дальнейшем вводе его названия в строку поиска, он моментально находился. Несколько секунд поиска по сравнению нескольких минут в бумажном архиве явно выглядят предпочтительнее. Во-вторых, сам документ будет практически вечен, если его преднамеренно не удалить. В-третьих, это занимает всего немного виртуального пространства, а физического вообще не занимает.
Где осуществить
Сейчас появилось множество компаний, которые могут предоставить подобные услуги. Одна из них вот https://b2b-doc.ru. Данная компания предлагает такие услуги как: уничтожение документов, сканирование документов, создание электронного архива, обработка документов из бумажного архива. Расположен он в Балашихе, однако связаться с представителями компании можно по контактному номеру или электронной почте, которые можно найти на сайте. Можно выбрать любую из услуг и более подробно прочитать о том, как она производится и что требуется от заказчика.
Сейчас все больше людей переходят на цифровые документы. С ними намного легче работать. Если их требуется переслать в другой город, то просто нужно воспользоваться интернетом, а не обычной почтой, которая будет идти несколько дней в лучшем случае. Эта та тема, над которой стоит серьезно задуматься.
Автор: Егор Царев
Оставить комментарий
Вы должны войти чтобы комментировать..